Syarat & Ketentuan

1. Tentang kami dan dokumen ini

1.1. nanyaform ("Layanan", "kami") adalah layanan web di nanyaform.com yang membantu tim HRD membuat formulir data pelamar kerja, menerima jawaban pelamar, dan mengirim profil pelamar dalam bentuk PDF ke email, Google Drive, dan Google Sheets milik klien.

1.2. Layanan dikelola oleh Ade Wibayu (perorangan), Kabupaten Tangerang, Banten. Kontak: email adewibayu182@gmail.com, WhatsApp 0812-1896-7656.

1.3. Dengan mendaftar atau memakai Layanan, Anda ("Klien") menyatakan telah membaca dan menyetujui Syarat dan Ketentuan ini, Kebijakan Privasi, Kebijakan Pengembalian Dana, dan Perjanjian Pemrosesan Data Pelamar (lampiran halaman ini), yang menjadi satu kesatuan.

1.4. Jika Anda mendaftar atas nama perusahaan, Anda menyatakan berwenang mewakili perusahaan tersebut.

2. Layanan yang kami sediakan

2.1. Fitur utama:

• pembuatan formulir pertanyaan pelamar (manual, dari template, atau dengan bantuan AI dari dokumen form milik Klien);
• tautan formulir publik untuk dibagikan ke pelamar;
• pembuatan PDF profil pelamar, penyimpanan ke Google Drive dan Google Sheets milik Klien, dan pengiriman email notifikasi ke alamat yang Klien tentukan;
• dashboard untuk melihat data pelamar, saldo token, dan riwayat pemakaian.

2.2. Fitur ekstraksi form dengan AI gratis dengan batas 3 kali per hari per akun (waktu WIB). Hasil AI bisa keliru; Klien wajib memeriksa daftar pertanyaan sebelum menyimpannya.

2.3. Penyimpanan ke Google Drive dan Sheets memerlukan Klien menghubungkan akun Google-nya. Kami hanya meminta izin terbatas pada file dan folder yang dibuat atau dipilih lewat Layanan, bukan seluruh isi Drive.

2.4. Kami berusaha menjaga Layanan tetap tersedia, tetapi tidak menjamin Layanan selalu tanpa gangguan. Gangguan bisa terjadi karena pemeliharaan, gangguan penyedia pihak ketiga (infrastruktur cloud, Google, penyedia pembayaran, email), atau sebab di luar kendali kami.

3. Akun

3.1. Pendaftaran memerlukan data yang benar: nama PIC, nama perusahaan, jabatan, nomor kontak, email, dan password. Akun aktif setelah pembayaran pendaftaran berhasil dan kode aktivasi dimasukkan. Data pendaftaran yang tidak dibayar dalam 24 jam kami hapus.

3.2. Klien bertanggung jawab menjaga kerahasiaan password dan kode verifikasi, serta atas aktivitas di akunnya. Gunakan password yang panjang dan tidak dipakai di layanan lain. Segera hubungi kami bila menduga akun Anda disalahgunakan.

3.3. Satu akun untuk satu perusahaan atau klien. Akun tidak boleh dijual atau dialihkan tanpa persetujuan tertulis kami.

3.4. Untuk dukungan teknis, pengelola dapat membuka tampilan akun Klien ("akses dukungan"). Akses dukungan dilakukan atas permintaan Klien, atau tanpa permintaan hanya untuk menangani masalah keamanan atau memeriksa dugaan pelanggaran. Setiap akses dukungan dicatat (siapa, kapan, akun mana) dan tidak dapat melihat password Klien.

4. Harga, pembayaran, dan token

4.1. Biaya pendaftaran Rp199.000, sudah termasuk saldo awal 50.000 token, dibayar sekali saat pendaftaran.

4.2. Biaya layanan QRIS dari penyedia pembayaran ditambahkan ke tagihan dan dibayar oleh Klien. Besarnya ditampilkan di tagihan sebelum Klien membayar. Kode QRIS berlaku 30 menit.

4.3. Pembayaran diproses oleh penyedia pembayaran pihak ketiga (Tripay) melalui QRIS. Kami tidak menerima atau menyimpan data rekening atau kartu Klien.

4.4. Isi ulang saldo (top-up): Rp1 = 1 token, minimal Rp10.000 dan maksimal Rp10.000.000 per transaksi, ditambah biaya layanan QRIS.

4.5. Pemakaian token: setiap pelamar yang berhasil mengirim formulir memotong 200 token. Jika pemrosesan kiriman itu akhirnya gagal karena kesalahan sistem kami (misalnya PDF gagal dibuat setelah dicoba ulang), 200 token dikembalikan ke saldo.

4.6. Saldo kurang dari 200 token: formulir publik Klien ditutup sementara dengan pesan "Mohon maaf, form rekrutmen ini sedang ditutup sementara." dan terbuka kembali setelah top-up. Dashboard menampilkan indikator pemakaian; kami tidak mengirim email peringatan saldo.

4.7. Sifat token

• Token adalah satuan pemakaian Layanan, bukan uang, bukan alat pembayaran, dan bukan simpanan.
• Token tidak hangus selama akun aktif.
• Sisa token tidak dapat ditarik, tidak dapat dipindahkan atau dikirim ke akun lain, dan tidak dapat ditukar menjadi uang.
• Token yang sudah terpakai tidak dikembalikan, kecuali pengembalian otomatis di butir 4.5.
• Jika Klien menutup akun atas kemauan sendiri, sisa token hangus.
• Kelebihan bayar atau kesalahan sistem kami diganti dengan token sebesar nominal yang dibayar (Rp1 = 1 token), dimasukkan ke akun Klien. Bila akun belum terbentuk karena kesalahan sistem, akun dibuatkan dan diaktifkan lebih dulu. Uang hanya dikembalikan bila diwajibkan oleh bank atau penyedia pembayaran, misalnya lewat sanggahan resmi. Rinciannya di Kebijakan Pengembalian Dana.
• Token pengganti mengikuti sifat token di butir ini: tidak dapat ditarik, dipindahkan, atau ditukar menjadi uang.

4.8. Kiriman spam atau robot: kami berupaya mencegah kiriman palsu yang menguras saldo dengan pengaman seperti pembatas jumlah kiriman dan pemeriksaan anti-robot. Jika Klien menduga saldonya terpakai oleh kiriman spam atau robot, Klien dapat melapor kepada kami. Setiap laporan ditinjau per kasus berdasarkan catatan sistem, dan hasil peninjauan kami sampaikan kepada Klien.

4.9. Perubahan harga diumumkan paling lambat 14 hari sebelum berlaku lewat dashboard dan/atau email. Perubahan harga tidak mengurangi token yang sudah dimiliki.

5. Penggunaan yang dilarang

Klien dilarang:

1. memakai Layanan untuk lowongan palsu, penipuan, perdagangan orang, pengumpulan data untuk dijual, atau tujuan lain selain rekrutmen yang sah;
2. meminta pelamar mengisi password, PIN, kode OTP, nomor kartu kredit, data rekening, atau data lain yang tidak diperlukan untuk rekrutmen;
3. meminta data pribadi yang bersifat spesifik (misalnya data kesehatan, biometrik, catatan kejahatan, data keuangan pribadi, atau data anak) kecuali benar-benar diperlukan untuk posisi itu dan ada dasar hukum yang sah;
4. membuat pertanyaan yang diskriminatif atau melanggar hukum ketenagakerjaan;
5. mengunggah konten yang melanggar hukum, melanggar hak cipta pihak lain, atau mengandung program berbahaya;
6. mencoba mengakses data klien lain, menguji celah keamanan tanpa izin tertulis, atau membebani sistem dengan sengaja;
7. melakukan kecurangan sebagaimana diatur di bagian 6;
8. menjual kembali atau menyewakan Layanan tanpa persetujuan tertulis kami.

6. Kecurangan dan penyalahgunaan sistem

6.1. Yang termasuk kecurangan, antara lain:

• sengaja memanfaatkan kesalahan atau celah sistem (bug) untuk memperoleh token, saldo, atau layanan tanpa membayar semestinya, atau untuk keuntungan pribadi lainnya;
• memanipulasi pembayaran, misalnya memakai bukti pembayaran palsu, mengubah jumlah tagihan, atau membatalkan pembayaran secara curang setelah token diterima;
• memanipulasi token, misalnya mengakali pemotongan token atau batas pemakaian fitur;
• memakai identitas, akun, atau alat pembayaran milik orang lain tanpa hak;
• tindakan lain yang serupa dan merugikan nanyaform, klien lain, pelamar, atau pihak lain.

6.2. Laporkan, jangan manfaatkan. Jika Anda menemukan kesalahan sistem, misalnya saldo bertambah tanpa pembayaran atau Anda dapat melihat data yang bukan milik Anda, segera laporkan kepada kami dan jangan memanfaatkannya. Laporan dengan itikad baik tidak dianggap pelanggaran.

6.3. Pemeriksaan dan kesempatan menjelaskan. Bila ada dugaan kecurangan, kami memeriksa catatan sistem dan transaksi. Kami memberi tahu Klien lewat email akun dan memberi waktu 7 hari untuk menjelaskan atau menyerahkan bukti. Selama pemeriksaan, kami hanya dapat menahan sementara token atau transaksi yang dipersoalkan. Jika kecurangan sedang berlangsung dan mengancam keamanan sistem atau data pihak lain, kami dapat membatasi akses akun seketika, lalu memberi tahu Klien dan tetap memberi kesempatan menjelaskan.

6.4. Tindakan setelah pemeriksaan. Jika kecurangan terbukti, kami dapat mengambil satu atau beberapa tindakan berikut, sebanding dengan berat pelanggaran:

• membatalkan atau menarik token yang diperoleh secara curang dan mengoreksi saldo;
• meminta Klien membayar kekurangan pembayaran;
• menangguhkan (suspend) akun untuk sementara;
• menutup akun;
• melaporkan kepada pihak berwenang dan menempuh upaya hukum, termasuk menuntut ganti rugi.

6.5. Keputusan kami sampaikan tertulis lewat email beserta alasannya. Klien dapat mengajukan keberatan dalam 14 hari, dan kami akan meninjaunya kembali.

6.6. Token yang diperoleh secara curang tidak pernah dikembalikan. Pada akun yang ditutup karena kecurangan, sisa token tidak dikembalikan dan tidak dapat ditukar menjadi uang.

7. Data pelamar

7.1. Untuk data pelamar, Klien adalah Pengendali Data Pribadi dan kami adalah Prosesor Data Pribadi menurut Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP). Rinciannya ada di Perjanjian Pemrosesan Data Pelamar.

7.2. Klien bertanggung jawab untuk:

• menentukan pertanyaan dan data yang dikumpulkan, serta memastikan dasar pemrosesan yang sah;
• menyampaikan informasi yang jelas kepada pelamar (formulir menampilkan kotak persetujuan dan tautan Kebijakan Privasi; Klien boleh menambah kebijakan privasinya sendiri);
• menanggapi permintaan pelamar untuk melihat, memperbaiki, atau menghapus data, maupun menarik persetujuan;
• menjaga keamanan Google Drive, Google Sheets, dan email miliknya, termasuk siapa yang diberi akses;
• menentukan berapa lama data pelamar disimpan di luar sistem nanyaform, dan menghapusnya bila sudah tidak diperlukan.

7.3. Lama penyimpanan. Data pelamar di database sistem nanyaform disimpan paling lama 12 bulan sejak dikirim, lalu kami hapus secara otomatis. File PDF dan baris Spreadsheet di Google Drive milik Klien, serta email notifikasi yang sudah terkirim, tidak dihapus oleh sistem kami. Salinan tersebut berada di bawah kendali penuh Klien sebagai pengendali data, dan Klien bertanggung jawab menghapusnya sesuai kebutuhan rekrutmen dan hukum yang berlaku.

8. Hak kekayaan intelektual

8.1. Perangkat lunak, desain, merek, dan template Layanan adalah milik pengelola nanyaform.

8.2. Logo, isi formulir, dan data yang Klien masukkan tetap milik Klien. Klien memberi kami izin terbatas untuk memakainya hanya sejauh perlu untuk menjalankan Layanan.

9. Batasan tanggung jawab

9.1. Kami tidak menjamin hasil rekrutmen, kebenaran jawaban pelamar, atau ketepatan hasil ekstraksi AI.

9.2. Kami tidak bertanggung jawab atas kerugian yang timbul dari kelalaian Klien menjaga password; gangguan atau perubahan kebijakan pihak ketiga (Google, penyedia pembayaran, penyedia infrastruktur, penyedia email); email yang masuk folder spam; penghapusan atau pembagian file di Drive Klien oleh Klien; atau keadaan kahar.

9.3. Sejauh diizinkan hukum, total tanggung jawab kami atas klaim apa pun terbatas pada jumlah yang Klien bayarkan kepada kami dalam 3 bulan terakhir sebelum kejadian.

9.4. Batasan ini tidak berlaku untuk kerugian akibat kesengajaan atau kelalaian berat kami, atau yang menurut hukum tidak dapat dibatasi.

10. Penangguhan dan penutupan akun

10.1. Oleh Klien. Klien dapat meminta penutupan akun lewat email atau WhatsApp resmi kami. Sebelum menutup akun, pastikan salinan data pelamar yang Anda perlukan sudah tersimpan di Google Drive atau Sheets Anda. Sisa token pada saat penutupan atas kemauan sendiri hangus dan tidak dapat ditukar menjadi uang.

10.2. Oleh kami karena pelanggaran. Kami dapat menangguhkan atau menutup akun jika Klien melanggar bagian 5 atau 6, memberikan data pendaftaran palsu, atau atas perintah pihak berwenang. Kecuali dalam keadaan mendesak (butir 6.3), kami memberi tahu lebih dulu dan memberi kesempatan menjelaskan atau memperbaiki dalam 7 hari.

10.3. Penghentian Layanan. Jika kami menghentikan Layanan secara permanen, atau menutup akun Klien bukan karena pelanggaran, kami memberi tahu Klien paling lambat 30 hari sebelumnya agar Klien dapat memakai sisa token dan menyimpan datanya. Sisa token yang belum terpakai sampai tanggal tersebut tidak dikembalikan dalam bentuk uang tunai.

10.4. Data setelah penutupan. Data akun dan data pelamar di sistem kami akan dihapus paling lambat 30 hari setelah akun ditutup, kecuali yang wajib disimpan menurut hukum (misalnya catatan transaksi untuk pembukuan dan pajak) atau yang diperlukan sebagai bukti dalam proses hukum. Salinan di Google Drive, Google Sheets, dan email Klien tidak terpengaruh.

11. Perubahan Syarat dan Ketentuan

Perubahan penting diberitahukan lewat dashboard dan/atau email paling lambat 14 hari sebelum berlaku. Jika tidak setuju, Klien dapat berhenti memakai Layanan sebelum tanggal berlaku. Memakai Layanan setelah tanggal berlaku berarti menyetujui perubahan.

12. Hukum yang berlaku dan sengketa

12.1. Syarat dan Ketentuan ini tunduk pada hukum Republik Indonesia.

12.2. Sengketa diselesaikan lebih dulu secara musyawarah dalam 30 hari sejak salah satu pihak memberi tahu secara tertulis.

12.3. Jika musyawarah tidak berhasil, sengketa diselesaikan melalui pengadilan negeri yang berwenang sesuai hukum Indonesia.

13. Kontak

• Email: adewibayu182@gmail.com
• WhatsApp: 0812-1896-7656 (jam layanan di halaman Kontak)
• Pengelola: Ade Wibayu, Kabupaten Tangerang, Banten

Lampiran: Perjanjian Pemrosesan Data Pelamar

Lampiran ini mengatur bagaimana kami memproses data pelamar atas nama Klien, dan disetujui bersama Syarat dan Ketentuan saat Klien mendaftar.

1. Para pihak

• Pengendali Data Pribadi ("Pengendali"): Klien, yaitu perusahaan yang mendaftar dan memakai nanyaform, sesuai data akun.
• Prosesor Data Pribadi ("Prosesor"): Ade Wibayu (perorangan), pengelola nanyaform, Kabupaten Tangerang, Banten.

2. Ruang lingkup

• Subjek data: pelamar kerja yang mengisi formulir Pengendali.
• Jenis data: data yang diminta di formulir buatan Pengendali, PDF profil, catatan persetujuan pelamar, dan data teknis anti-spam.
• Kegiatan: menerima, menyimpan, membuat PDF, mengunggah ke Google Drive dan Sheets Pengendali, mengirim email ke alamat notifikasi Pengendali, menampilkan di dashboard, dan menghapus.
• Tujuan: membantu proses rekrutmen Pengendali.
• Lama: selama akun aktif, dengan masa simpan sesuai butir 7 lampiran ini.

3. Kewajiban Prosesor

1. Memproses data pelamar hanya atas perintah Pengendali (lewat pengaturan dan fitur Layanan, atau perintah tertulis yang disepakati) dan tidak memakainya untuk tujuan sendiri, seperti iklan, dijual, atau pelatihan AI.
2. Memberi tahu Pengendali bila suatu perintah menurut Prosesor melanggar hukum.
3. Menjaga kerahasiaan: hanya pengelola dan pihak yang terikat kewajiban kerahasiaan yang dapat mengakses, dan setiap akses dukungan dicatat.
4. Menerapkan langkah keamanan teknis dan organisasi yang wajar, termasuk pemisahan data antar-klien.
5. Tidak mengirim data pelamar ke penyedia AI.
6. Membantu Pengendali memenuhi permintaan pelamar (akses, perbaikan, penghapusan) atas permintaan tertulis, paling lambat 1 hari kerja setelah permintaan diterima.
7. Membantu Pengendali, sejauh wajar, dalam penilaian dampak pelindungan data bila diperlukan.
8. Memberikan informasi yang wajar untuk menunjukkan kepatuhan atas permintaan tertulis Pengendali.

4. Kewajiban Pengendali

1. Memastikan dasar pemrosesan yang sah dan menyampaikan informasi privasi kepada pelamar.
2. Hanya meminta data yang diperlukan untuk rekrutmen dan mematuhi larangan di bagian 5 Syarat dan Ketentuan.
3. Menjaga keamanan akun nanyaform, akun Google, folder Drive, Spreadsheet, dan kotak email notifikasi miliknya.
4. Menangani permintaan pelamar dan pemberitahuan kegagalan pelindungan data kepada pelamar dan lembaga sesuai UU PDP.
5. Menetapkan masa simpan dan menghapus salinan data pelamar yang berada di luar sistem Prosesor, yaitu file PDF dan baris Spreadsheet di Google Drive Pengendali, email notifikasi, dan unduhan, karena salinan tersebut tidak dihapus oleh sistem Prosesor.

5. Sub-prosesor

5.1. Dengan menyetujui lampiran ini, Pengendali memberi persetujuan tertulis kepada Prosesor untuk melibatkan pihak ketiga yang tercantum di Kebijakan Privasi bagian Pihak ketiga dalam memproses data pelamar: penyedia database (Supabase), penyedia infrastruktur cloud yang menjalankan aplikasi, Google Gmail untuk pengiriman email, dan layanan pencegah spam bila dipakai. Penyedia pembayaran dan penyedia layanan AI tidak menerima data pelamar.

5.2. Prosesor memberi tahu Pengendali paling lambat 14 hari sebelum menambah atau mengganti pihak ketiga yang menerima data pelamar. Pengendali yang keberatan dapat berhenti memakai Layanan sebelum perubahan berlaku.

5.3. Prosesor memilih pihak ketiga yang memiliki komitmen perlindungan data.

5.4. Google Drive, Google Sheets, dan kotak email penerima adalah milik dan pilihan Pengendali. Setelah data terkirim ke sana, pengelolaannya menjadi tanggung jawab Pengendali.

6. Pemrosesan di luar Indonesia

Sebagian pihak ketiga dapat memproses data di server luar Indonesia. Prosesor memilih penyedia dengan standar keamanan yang diakui dan perjanjian perlindungan data dari penyedia tersebut.

7. Masa simpan dan penghapusan

1. Data pelamar di database sistem Prosesor disimpan paling lama 12 bulan sejak formulir dikirim, lalu dihapus secara otomatis oleh Prosesor.
2. Pengendali dapat meminta penghapusan data pelamar tertentu lebih cepat; Prosesor menjalankannya dan memberi konfirmasi.
3. Saat akun ditutup, semua data pelamar di sistem Prosesor dihapus paling lambat 30 hari setelah penutupan.
4. Sistem Prosesor tidak menghapus file PDF dan baris Spreadsheet di Google Drive Pengendali, maupun email notifikasi yang sudah terkirim. Salinan tersebut berada di bawah kendali Pengendali; Pengendali menetapkan masa simpannya dan menghapusnya bila sudah tidak diperlukan.
5. Salinan cadangan (backup) di penyedia infrastruktur terhapus mengikuti siklus cadangan penyedia.
6. Atas permintaan, Prosesor memberi konfirmasi tertulis bahwa penghapusan telah dilakukan.

8. Pemberitahuan insiden

1. Prosesor memberi tahu Pengendali tanpa penundaan, paling lambat 24 jam setelah mengetahui kegagalan pelindungan data yang menyangkut data pelamar Pengendali, melalui email akun dan nomor kontak PIC.
2. Pemberitahuan memuat sejauh diketahui: data yang terdampak, perkiraan jumlah pelamar, kapan dan bagaimana terjadi, serta langkah penanganan. Informasi susulan dikirim begitu tersedia.
3. Tujuannya agar Pengendali dapat memenuhi kewajiban pemberitahuan tertulis paling lambat 3 × 24 jam kepada pelamar dan lembaga, sesuai UU PDP Pasal 46.
4. Prosesor tidak memberi tahu pelamar secara langsung tanpa persetujuan Pengendali, kecuali diwajibkan hukum.

9. Tanggung jawab dan jangka waktu

Tanggung jawab mengikuti bagian 9 Syarat dan Ketentuan dan hukum yang berlaku. Lampiran ini berlaku selama Pengendali memakai Layanan dan sampai seluruh data pelamar di sistem Prosesor dihapus. Perubahan mengikuti bagian 11 Syarat dan Ketentuan.