nanyaform Daftar

Kebijakan Privasi

Data apa yang kami kumpulkan dari HRD dan pelamar, untuk apa, dan bagaimana kami menjaganya.

Berlaku sejak:
4 November 2026
Terakhir diperbarui:
4 November 2026
Status:
Versi draf

Kebijakan ini menjelaskan data apa yang kami proses, untuk apa, di mana disimpan, berapa lama, dan hak Anda. Kebijakan ini berlaku untuk dua kelompok: perusahaan/HRD yang memakai nanyaform dan pelamar kerja yang mengisi formulir.

1. Siapa kami

nanyaform ("Layanan", "kami") di nanyaform.com adalah layanan web yang membantu tim HRD perusahaan ("Klien") mengumpulkan data pelamar kerja lewat formulir online. Layanan dikelola oleh Ade Wibayu (perorangan), Kabupaten Tangerang, Banten. Kontak privasi: adewibayu182@gmail.com, WhatsApp 0812-1896-7656.

Kebijakan ini disusun dengan merujuk Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP).

2. Dua peran kami

  • Untuk data klien (data akun, pembayaran, dan pemakaian), kami adalah Pengendali Data Pribadi: kami yang menentukan tujuan pemrosesannya.
  • Untuk data pelamar (jawaban formulir dan PDF profil), kami adalah Prosesor Data Pribadi yang bekerja atas perintah perusahaan perekrut. Perusahaan perekrut adalah Pengendali Data Pribadi yang menentukan tujuan dan bertanggung jawab atas data Anda.

3. Data klien (perusahaan/HRD)

3.1. Data yang kami kumpulkan

  • Identitas dan kontak: nama PIC, nama perusahaan, jabatan, nomor kontak, dan email, dari formulir pendaftaran.
  • Data login: password (hanya disimpan dalam bentuk hash satu arah yang tidak dapat dibaca), riwayat login, alamat IP, dan jenis peramban.
  • Data pembayaran: nomor tagihan, jumlah, waktu, status, dan metode (QRIS), dari sistem kami dan penyedia pembayaran. Kami tidak menerima data rekening atau kartu Anda.
  • Data pemakaian: saldo dan riwayat token, catatan aktivitas (audit log), dan jumlah ekstraksi AI.
  • Pengaturan: logo perusahaan, email notifikasi, dan folder Google Drive pilihan Anda.
  • Koneksi Google: token akses (disimpan terenkripsi) dan alamat email akun Google yang terhubung, atas izin Anda.
  • Dokumen form: dokumen template pertanyaan yang Anda unggah untuk dibaca AI.
  • Komunikasi: isi email atau WhatsApp dukungan dan pengajuan pengembalian dana.

3.2. Tujuan dan dasar pemrosesan

  • Membuat dan mengelola akun, menjalankan Layanan, memproses pembayaran, dan mengirim email layanan (tagihan, kode aktivasi, kode verifikasi, notifikasi pelamar): pelaksanaan perjanjian.
  • Menyimpan catatan transaksi untuk pembukuan dan pajak: kewajiban hukum.
  • Keamanan, pencegahan penipuan dan kecurangan, serta audit log: kepentingan yang sah.
  • Dukungan teknis, termasuk akses dukungan yang dicatat: pelaksanaan perjanjian dan kepentingan yang sah.
  • Pemberitahuan perubahan layanan, harga, atau kebijakan: pelaksanaan perjanjian.

Kami tidak mengirim email promosi. Jika kelak ada, kami akan meminta persetujuan Anda lebih dulu.

3.3. Data dari Google (Drive dan Sheets)

  • Kami meminta izin terbatas (drive.file): hanya file dan folder yang Anda pilih atau yang dibuat oleh Layanan. Kami tidak dapat melihat file lain di Drive Anda.
  • Izin ini hanya dipakai untuk membuat Spreadsheet, mengunggah PDF pelamar ke folder pilihan Anda, dan menambah baris data pelamar ke Spreadsheet tersebut.
  • Kami tidak menjual data Google Anda, tidak memakainya untuk iklan, dan tidak memakainya untuk melatih model AI.
  • Pemakaian dan pemindahan data yang kami terima dari Google API mematuhi Google API Services User Data Policy, termasuk ketentuan Limited Use.
  • Anda dapat memutus koneksi dari menu Setting atau dari pengaturan akun Google Anda. Token akses kami hapus dari sistem saat koneksi diputus.

3.4. Fitur AI untuk membaca form

Dokumen template pertanyaan yang Anda unggah dikirim ke penyedia layanan AI pihak ketiga hanya untuk membaca daftar pertanyaan, lalu kami hapus setelah proses selesai. Data pelamar tidak dikirim ke penyedia AI. Jangan mengunggah dokumen yang berisi data pribadi pelamar.

4. Data pelamar

Bagian ini untuk Anda yang mengisi formulir lamaran kerja melalui nanyaform.

4.1. Data yang diproses

Isi data ditentukan oleh pertanyaan dari perusahaan perekrut. Umumnya: nama lengkap, kontak, posisi yang dilamar, riwayat pendidikan dan pekerjaan, serta jawaban lain. Sistem juga mencatat waktu kiriman, persetujuan Anda di kotak centang (beserta waktu dan versi teksnya), serta data teknis untuk mencegah spam, seperti alamat IP dan hasil pemeriksaan anti-robot.

4.2. Untuk apa data diproses

Hanya untuk membantu perusahaan perekrut menjalankan rekrutmen:

  1. menyimpan jawaban Anda di database nanyaform;
  2. membuat PDF profil pelamar;
  3. menyimpan PDF dan baris data ke Google Drive dan Google Sheets milik perusahaan perekrut;
  4. mengirim PDF ke email notifikasi perusahaan perekrut;
  5. menampilkan data di dashboard perusahaan perekrut.

Kami tidak menjual data pelamar, tidak memakainya untuk iklan, tidak membagikannya ke perusahaan lain, dan tidak mengirimkannya ke penyedia AI.

4.3. Persetujuan Anda

Sebelum mengirim formulir, Anda diminta mencentang dua kotak terpisah. Keduanya wajib dan tidak tercentang otomatis:

  1. Pernyataan: "Saya menyatakan bahwa informasi yang saya berikan benar dan saya bersedia mengikuti proses serta kebutuhan rekrutmen."
  2. Persetujuan pemrosesan data: "Saya setuju data saya diproses oleh [nama perusahaan perekrut] untuk keperluan rekrutmen melalui nanyaform sesuai Kebijakan Privasi."

Waktu dan versi teks kedua persetujuan tersebut kami simpan bersama data Anda sebagai bukti. Anda dapat menarik persetujuan pemrosesan data dengan menghubungi perusahaan perekrut (lihat butir 4.6).

4.4. Data pribadi yang bersifat spesifik

Data seperti kesehatan, biometrik, catatan kejahatan, data anak, atau data keuangan pribadi mendapat perlindungan lebih ketat menurut UU PDP. Kami meminta perusahaan perekrut tidak menanyakannya kecuali benar-benar diperlukan dan memiliki dasar hukum. Jika Anda diminta data yang terasa tidak perlu, Anda dapat menanyakannya kepada perusahaan perekrut.

4.5. Berapa lama data pelamar disimpan

  • Di database sistem nanyaform: paling lama 12 bulan sejak formulir dikirim, lalu kami hapus secara otomatis. Perusahaan perekrut dapat meminta kami menghapusnya lebih cepat.
  • File PDF dan baris Spreadsheet di Google Drive milik perusahaan perekrut, serta email notifikasi yang sudah terkirim, tidak dihapus oleh sistem kami. Salinan tersebut dikelola dan menjadi tanggung jawab perusahaan perekrut sebagai pengendali data.

4.6. Hak Anda dan cara memakainya

Menurut UU PDP, Anda berhak antara lain mendapat informasi tentang pemrosesan, mengakses dan memperoleh salinan data, memperbaiki data, meminta penghapusan, menarik persetujuan, dan mengajukan keberatan.

  • Ajukan permintaan Anda ke perusahaan perekrut.
  • Jika Anda mengajukannya kepada kami, kami meneruskannya ke perusahaan perekrut paling lambat 1 hari kerja dan membantu menjalankannya di sistem kami, misalnya menghapus data.
  • Penghapusan di sistem kami tidak menghapus salinan di Google Drive, Sheets, atau email perusahaan perekrut; perusahaan perekrut yang menghapus salinan tersebut.

5. Pihak ketiga yang membantu kami

  • Supabase (penyedia database): menyimpan data akun dan data pelamar. Server dapat berada di luar Indonesia.
  • Penyedia infrastruktur cloud: menjalankan aplikasi dan membuat PDF; menerima data yang lewat saat diproses.
  • Google Drive dan Google Sheets: tempat salinan data pelamar dan PDF disimpan, di akun Google milik Klien.
  • Google Gmail: mengirim email layanan dan notifikasi pelamar (alamat penerima, isi email, dan lampiran PDF pelamar).
  • Tripay (penyedia pembayaran): memproses pembayaran QRIS; menerima nama, email, nomor kontak Klien, dan jumlah tagihan. Tidak menerima data pelamar.
  • Penyedia layanan AI: membaca pertanyaan dari dokumen form Klien. Tidak menerima data pelamar.
  • Layanan pencegah spam (bila dipakai): memeriksa kiriman formulir publik; menerima data teknis peramban dan alamat IP pelamar.

Daftar ini kami perbarui bila ada perubahan. Perubahan pihak ketiga yang menerima data pelamar diberitahukan kepada Klien paling lambat 14 hari sebelumnya.

6. Pemrosesan di luar Indonesia

Sebagian penyedia di atas dapat menyimpan atau memproses data di server luar Indonesia. UU PDP Pasal 56 membolehkan transfer data ke luar negeri dengan syarat pelindungan tertentu. Kami memilih penyedia dengan standar keamanan yang diakui dan perjanjian perlindungan data dari penyedia tersebut.

7. Berapa lama data disimpan

  • Data pendaftaran yang tidak dibayar: dihapus setelah 24 jam.
  • Data akun klien: selama akun aktif; dihapus paling lambat 30 hari setelah akun ditutup.
  • Data pelamar di database nanyaform: paling lama 12 bulan sejak dikirim, lalu dihapus otomatis; lebih cepat atas permintaan Klien; dan dihapus paling lambat 30 hari setelah akun Klien ditutup.
  • File PDF dan Spreadsheet di Google Drive Klien serta email yang sudah terkirim: tidak dihapus oleh sistem kami; dikelola Klien.
  • PDF sementara di server: dihapus setelah terkirim ke Drive dan email.
  • Dokumen form untuk dibaca AI: dihapus setelah proses selesai.
  • Token koneksi Google: dihapus saat koneksi diputus atau akun ditutup.
  • Catatan pembayaran dan tagihan: disimpan selama diwajibkan aturan pembukuan dan perpajakan.
  • Audit log: paling lama 2 tahun.
  • Sesi login kedaluwarsa: dihapus 7 hari setelah kedaluwarsa. Catatan percobaan login: dihapus setelah 24 jam.
  • Salinan cadangan (backup): terhapus mengikuti siklus cadangan penyedia infrastruktur.

Data yang diperlukan sebagai bukti dalam pemeriksaan kecurangan atau proses hukum dapat disimpan lebih lama sampai urusan tersebut selesai.

8. Keamanan

Langkah keamanan kami antara lain: koneksi terenkripsi (HTTPS); password dalam bentuk hash satu arah; token Google disimpan terenkripsi; pemisahan data antar-klien; kode verifikasi yang kedaluwarsa dan dibatasi percobaannya; pembatasan percobaan login; pengaman anti-spam pada formulir publik; tautan formulir acak; dan audit log untuk tindakan penting. Tidak ada sistem yang 100% aman; kami terus memperbaiki pengamanan.

9. Jika terjadi kebocoran data

  • Data klien: kami memberi tahu klien yang terdampak secara tertulis paling lambat 3 × 24 jam sejak mengetahui kejadian, sesuai UU PDP Pasal 46, berisi data yang terdampak, kapan dan bagaimana terjadi, serta langkah penanganan.
  • Data pelamar: kami memberi tahu perusahaan perekrut tanpa penundaan, paling lambat 24 jam sejak mengetahui kejadian, agar perusahaan dapat memenuhi kewajiban pemberitahuan kepada pelamar dan lembaga.

Kami memakai cookie yang diperlukan agar Layanan berjalan, seperti sesi login, perlindungan formulir, dan pencegahan spam. Kami tidak memakai cookie iklan.

11. Perubahan kebijakan

Perubahan penting diberitahukan lewat dashboard dan/atau email paling lambat 14 hari sebelum berlaku. Jika perubahan menyangkut cara kami memakai data dari Google, kami meminta persetujuan ulang sebelum memakai data dengan cara baru.

12. Kontak

Kami menjawab paling lambat 3 hari kerja. Untuk permintaan akses klien atas datanya sendiri, kami mengikuti batas 3 × 24 jam menurut UU PDP. Pelamar sebaiknya lebih dulu menghubungi perusahaan perekrut.